KAITAN FUNGSI MANAJEMEN DAN KANTOR

KAITAN FUNGSI MANAJEMEN DAN KANTOR

oleh

ERSHA RADIVA HARTONO

D3-Bahasa Inggris

Politeknik Negeri Bandung

Abstrak

Penulisan makalah ini bertujuan untuk mengetahui kaitan antara fungsi manajemen dengan dunia perkantoran. Untuk tujuan tersebut, penulis mengumpulkan informasi dari beberapa sumber seperti jurnal, textbook dalam bahasa inggris dan indonesia, e-book, blog, dll. Metode yang digunakan adalah metode penelitian kepustakaan. Manajemen sendiri adalah sebuah ilmu yang mempelajari cara mengendalikan sumber daya baik berupa materi maupun manusia. Dalam dunia manajemen, ada 4 fungsi manajemen yaitu : Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Pengontrolan (Controlling), dan Kepemimpinan (Leading). 4 Fungsi manajemen ini sangat berperan penting dalam keberhasilan pekerjaan kantor. Indikator keberhasilan sebuah pekerjaan kantor dapat dilihat dari ketepatan waktu serta terorganisirnya hasil pekerjaan. Manajemen perkantoran sendiri adalah kegiatan atau aktifitas pengelolaan aktifitas apa saja yang terjadi di dalam kantor. Setelah mengumpulkan materi dari beberapa sumber, dapat dikatakan bahwa fungsi manajemen sangatlah berkaitan erat dengan dunia perkantoran.

Kata kunci : Manajemen, Manajemen Perkantoran, Fungsi manajemen, Kantor, Manajer.

                                                           

Abstract

The purpose of writing this paper is to understand the relation between management function and office management. For that purpose, writer gathered information from many sources such as journals, textbooks in both English and Indonesian, e-books, blogs, etc. Management itself is a field that study how to control resources both human and material. In management, there are four management functions, they are Planning, Organizing, Controlling and Leading. These 4 management functions are very important in the success of office work. The success indicator could be seen from how fast is it done and how organized the result of the work is. Office Management itself is an activity of managing the activities happened in an office. After gathering information from many sources, it can be said that the managament functions have a really strong ties with the office management world.

Keywords : Management, Office Management, Management Functions, Office, Manager.

Pendahuluan

Kantor merupakan sebuah tempat yang sering dikaitkan dengan pekerjaan. Hal ini bukanlah tidak beralasan, kantor sering dikaitkan dengan pekerjaan dikarenakan kegiatan-kegiatan yang dilakukan di dalam kantor tentunya adalah bekerja. Kesan tentang hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bekerja atau pekerjaan itu sendiri tentu akan berbeda-beda tiap orangnya. Mungkin ada beberapa orang yang sangat mencintai pekerjaannya, atau mungkin justru sebaliknya. Penyebabnya sendiri bermacam-macam seperti : berat atau ringannya beban pekerjaan, upah yang diberikan, lingkungan pekerjaan, atasan, ketatnya pengawasan manajer, dll.

Di dalam dunia perkantoran setiap orang memiliki peranan serta jabatannya masing-masing dan pekerjaan mereka pun akan disesuaikan dengan peran dan jabatan tersebut, salah satu orang yang berperan penting dalam pekerjaan dunia perkantoran ialah manajer. Untuk menjadi seorang manajer dibutuhkan keuletan, kedisiplinan dan pengetahuan tentang manajemen.

Manajemen sendiri adalah ilmu yang mempelajari bagaimana cara mengatur orang dalam tim dan individu untuk mencapai hasil yang diinginkan. Manajemen memiliki empat fungsi utama yang memiliki kaitan erat dengan dunia perkantoran. Empat fungsi tersebut adalah perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), memimpin(leading), dan mengontrol (controlling). Keempat fungsi diatas sangatlah dibutuhkan oleh seorang manajer di dalam dunia perkantoran.

Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office Management).

Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai. (NN, 2013, Pengertian Manajemen Perkantoran Fungsi Tujuan Sarana Fasilitas Kerja Perkantoran, http://www.latarbelakang.com/2013/08/pengertian-manajemen-perkantoran-fungsi.html, diakses 30 Desember 2016).

Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam penulisan jurnal ini adalah metode penelitian kepustakaan. Metode penelitian kepustakaan adalah metode yang menggunakan cara pengumpulan data atau informasi dari berbagai sumber. Dalam hal ini, penulis mengumpulkan informasi dari berbagai sumber seperti e-book jurnal, textbook dalam bahasa inggris dan indonesia, e-book, blog, dll.

Topik yang diambil adalah kaitan fungsi manajemen dengan kantor, otomatis fokus dari penelitian yang penulis lakukan adalah manajemen perkantoran, manajemen, fungsi manajemen dan juga kaitannya. Informasi yang diperoleh hanya digunakan untuk keperluan analisis guna mengetahui kaitan fungsi manajemen dengan dunia perkantoran.

Penulis memilih metode penelitian kepustakaan karena metode inilah yang paling sesuai guna mencari kaitan fungsi manajemen dan dunia perkantoran. Selain itu, dalam melakukan penelitian, penulis juga membatasi tahun terbit atau tahun ditulisnya sumber yang penulis ambil, ini guna mendapatkan informasi dan pengetahuan yang tidak tertinggal oleh zaman.

Pembahasan

Pengertian Kantor

Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.

Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis. Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit. (Vulan, Dian, 2014, Pengertian Kantor dan Manajemen Perkantoran, http://verhaalvandian.blogspot.co.id/2014/01/pengertian-kantor-dan-manajemen.html, diakses 28 Desember 2016).

Definisi Manajer

Manajer sendiri adalah seseorang yang bertanggung jawab atas tugasnya untuk mengatur pekerjaan baik secara tim maupun individu. Mereka bertugas untuk mengatur, mengorganisasikan, memimpin dan mengontrol pekerjaan dan aktifitas di kantor. Untuk menjadi seorang manajer tidaklah mudah, ada beberapa syarat yang harus terpenuhi sebelum menjadi seorang manajer. Berikut merupakan syarat-syarat yang diperlukan untuk menjadi seorang manajer :

a.       Mempunyai pengetahuan dan wawasan yang luas tentang bidang bisnis dan organisasi yang ditanganinya. Syarat ini adalah syarat pokok yang harus dimiliki oleh seorang manajer profesional. Tanpa pengetahuan dan wawasan yang luas, bagaimana bisa manajer tersebut bisa menjalankan organisasinya secara efektif dan menghasilkan keuntungan bagi bisnis yang dijalankannya.

b.      Mempunyai kepribadian yang baik dan tangguh sesuai dengan norma-norma yang berlaku secara umum di masyarakat. Seorang manajer profesional harus seorang yang mempunyai budi pekerti yang luhur. Perilaku seorang manajer harus sesuai dengan nilai-nilai positif. Dengan demikian, sumber daya manusia yang berkualitas adalah syarat penting yang harus dimiliki oleh seorang manajer profesional.

c.       Mempunyai pengalaman yang luas dalam bidang bisnis yang dijalankannya. Seperti kita semua ketahui, pengalaman adalah lebih penting daripada pengetahuan. Pengetahuan tanpa disertai dengan pengalaman yang memadai tidak akan banyak berguna dalam menghasilkan output yang bernilai positif bagi organisasi bisnis. Pengetahuan yang luas disertai dengan pengalaman yang luas adalah senjata utama bagi keefektifan kerja seorang manajer profesional.

d.      Mempunyai kemampuan bersosialisasi yang baik. Tugas seorang manajer adalah mengurus orang-orang yang ada di bawahnya. Tanpa kemampuan sosialisasi yang baik, tidak mungkin akan tercapai suatu hubungan yang saling menguntungkan antara atasan dan bawahan. Kemampuan sosialisasi sangat penting untuk mengarahkan bawahan menuju tercapainya tujuan organisasi.

e.       Mempunyai kemampuan manajerial yang memadai. Kemampuan manajerial adalah pengetahuan utama yang harus dimiliki oleh seorang manajer profesional. Kemampuan ini bisa dipelajari di sekolah-sekolah formal atau melalui kursus atau melalui buku-buku manajemen. Ilmu manajerial yang hebat akan menjadi nilai lebih yang sangat bagus bagi seorang manajer untuk dapat menjalankan organisasi secara efektif dan efisien. (M, Alpin Septian, 2014, Kriteria Manager yang baik, http://sumber-kearifan.blogspot.co.id/2009/05/tanggungjawab-seorang-manager.html, diakses 28 Desember 2016).

Definisi Manajemen

Ilmu yang dipelajari manajer disebut manajemen. Kata manajemen berasal dari bahasa inggris, "Manage" yang memiliki arti mengelola/mengurus, mengendalikan, mengusahakan dan juga memimpin. Manajemen adalah sebuah proses dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara bekerja secara bersama sama dengan orang - orang dan sumber daya yang dimiliki organisasi.

Manajemen menurut pendapat ahli

Mary Parker F.

"Pengertian manajemen adalah sebagai suatu seni, tiap tiap pekerjaan bisa diselesaikan dengan orang lain."

George R. Terry

" Definisi Manajemen merupakan ilmu sekaligus seni, manajemen adalah wadah didalam ilmu pengetahuan, sehingga manajemen bisa dibuktikan secara umum kebenarannya."

Koontz

"Manajemen adalah suatu seni yang produktif yang didasarkan pada suatu pemahaman ilmu." Koontz menambahkan, ilmu dan seni tidaklah bertentangan, namun masing masing saling melengkapi.

Stoner

"Ilmu Manajemen merupakan proses dalam membuat suatu perencanaan, pengorganisasian, pengendalian serta memimpin berbagai usaha dari anggota organisasi dan juga menggunakan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan yang ditetapkan."

Wilson

" Manajemen adalah sebagai sebuah rangkaian tindakan yang dilakukan oleh para anggota organisasi dalam upaya mencapai sasaran organisasi. Proses merupakan suatu rangkaian aktivitas yang dijalankan dengan sistematis."

Oey Liang Lee

" Arti Manajemen adalah ilmu dan seni perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan serta pengendalian (pengawasan) dari sumber daya perusahaan dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan."

Lawrance A Appley

" Manajemen adalah sebuah seni dalam mencapai tujuan yang diinginkan yang dilakukan dengan usaha orang yang lain." (Nicho, Eka, 2015, Pengertian manajemen, http://nichonotes.blogspot.co.id/2015/02/pengertian-manajemen.html, diakses 28 Desember 2016).

Definisi Manajemen Perkantoran

Manajamen Perkantoran adalah aktifitas atau kegiatan pengelolaan aktifitas-aktifitas yang terjadi selama kegiatan menyelesaikan pekerjaan perkantoran berlangsung. Pekerjaan perkantoran sendiri pun dapat dibagi menjadi dua, yaitu clerical-work dan non-clerical work. Clerical-work sendiri adalah pekerjaan-pekerjaan yang menyangkut kegiatan tata usaha seperti pelayanan telepon dan pelayanan tamu. Clerical work dapat dibagi menjadi dua yaitu Paperwork dan Non-Paperwork. Non-clerical work adalah pekerjaan yang tidak berkaitan dengan kegiatan tata usaha. Contohnya adalah penentuan lokasi kantor, peralatan & mesin kantor, layout kantor, prosedur dan efisiensi kerja serta personel kantor.

Quible (2001) dalam Kusumawati (2014:5) Definisi ilmu administrasi perkantoran rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.

Fungsi Manajemen

Dalam ilmu manajemen ada 4 fungsi utama, yaitu Planning (Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Leading (Memimpin), dan Controlling (Mengontrol). Seorang manajer bertanggung jawab atas ke 4 fungsi diatas agar pekerjaan di kantor menjadi lebih efektif, efisien dan hasil pekerjaan lebih rapi.

Menurut Schermerhorn, John R (2013) mengatakan “All managers, regardless of title, level, type and organizational setting are responsible for the four management functions.” Yang berarti bahwa setiap manajer tanpa memandang pangkat, jabatan, tipe dan kedudukan di dalam organisasi sangatlah bertanggung jawab atas ke 4 fungsi manajemen. Menurut Fayol, Henry mengatakan bahwa “First proposed in the early part of the twentieth century that all managers perform five functions: planning, organizing, commanding, coordinating, and controlling. Today these functions have been condensed to four: planning, organizing, leading and controlling.” dalam Robbins dan Coulter (2014) .

Dahulu ada lima fungsi manajemen yaitu planning, organizing, commanding, coordinating dan controlling yang sekarang disederhanakan menjadi empat yaitu planning, organizing, leading dan controlling. Ke 4 fungsi inilah yang sangat berperan penting dalam pekerjaan seorang manajer.

Gambar 1 Cara kerja 4 fungsi manajemen.

Planning (Perencanaan)

Planning atau perencanaan adalah salah satu fungsi utama dari empat fungsi manajemen yang berkaitan dengan kantor. Seorang manajer di kantor tentu harus bisa merencanakan sesuatu agar pekerjaan yang akan dikerjakan ke depannya menjadi lebih jelas dan pengerjaannya pun menjadi lebih mudah. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menetapkan tujuan atau target hasil pekerjaan dan bagaimana cara melakukannya. Dalam perencanaan juga harus ditetapkan batas waktu atau yang biasa kita sebut sebagai deadline. Bila pekerjaan melewati batas waktu yang telah ditentukan otomatis pasti ada kesalahan dari perencanaan dan pengerjaan pekerjaan tersebut. Biasanya ini dikarenakan oleh perencanaan yang tidak matang atau asal-asalan.

Perencanaan atau Planning sendiri bertujuan untuk menetapkan arah atau tujuan pekerjaan kantor, menyusun strategi untuk melakukan hal tersebut dan juga untuk menentukan seberapa banyak sumber daya yang dibutuhkan dalam proses pengerjaan pekerjaan tersebut.

Gambar 2 Tipe rencana / types of plan

Sumber : Buku "New Era of Management" oleh Richard L. Daft.

Ada tiga tipe perencanaan yaitu, yang pertama adalah Strategic Goals tipe perencanaan ini diterapkan pada kantor secara keseluruhan. Selanjutnya Tactical Goals tipe perencanaan ini diterapkan pada bagian atau divisi-divisi besar secara fungsional. Lalu yang terakhir adalah Operational Goals tipe perencanaan ini diterapkan di departemen-departemen atau perorangan. Dengan adanya fungsi manajemen planning otomatis pekerjaan kantor akan menjadi terarah dan pengerjaannya pun menjadi lebih jelas.

Perencanaan dari sudut pandang jenjang manajemen bisa dibagi kedalam beberapa jenjang, yaitu :

1.      Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)

Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis. Jenjang atas ini memberikan petunjuk umum, rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta memberikan pentunjuk pola penyelesaian dan sifatnya menyeluruh. Top level planning menekankan tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tangung jawab manajemen puncak.

2.      Middle Level Planning (Perencanaan Jenjang Menengah)

Jenjang perencanaan menengah sifatnya lebih administratif Jenjang menengah menyiapkan cara-cara yang akan ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan. Tanggung jawab perencanaan middle level berada pada manajemen menengah.

3.      Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah)

Perencanaan jenjang bawa lebih fokus terhadap bagaimana cara menghasilkan. Jenjang bawah ini lebih mengarah kepada kegiatan operasional perusahaan Manajemen pelaksana adalah pihak yang bertanggung jawab dalam perencanaan jenjang bawah ini.

Syarat Fungsi Perencanaan

Perencanaan yang baik selayaknya memenuhi beberapa syarat syarat berikut:

·         Mempunyai tujuan yang jelas

·         Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya

·         Memuat analisis pada pekerjaan yang akan dilakukan

·         Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi

·         Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras pada tiap-tiap bagian

·         Segala sesuatu yang tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna. (Nicho, Eka, 2015, Ini 4 Fungsi Manajemen dan Pembahasannya, http://nichonotes.blogspot.co.id/2015/02/fungsi-manajemen.html, diakses 28 Desember 2016).

Organizing (Pengorganisasian)

Organizing atau pengorganisasian adalah fungsi kedua dari empat fungsi manajemen yang berkaitan dengan dunia perkantoran. Kata Organisasi berasal dari bahasa yunani yaitu “oragon” yang berarti badan, alat atau anggota. Organizing sendiri sangat diperlukan oleh seorang manajer di kantor. Dengan adanya fungsi organizing, sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dari pekerjaan akan menjadi lebih jelas dan penggunaannya pun menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu juga, dalam pengorganisasian seorang manajer bertanggung jawab untuk mengatur pembagian tugas kepada orang yang tepat, seperti kata pepatah “The right man on the right place.” Hal-hal lainnya yang dibagi dalam pengorganisasian biasanya apa yang akan dilakukan, orang-orang atau personel yang dibutuhkan dan juga alat yang digunakan.

Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran. (NN, 2011, Pengertian Manajemen, https://expressknowledges.wordpress.com/tag/henry-fayol/  diakses 28 Desember 2016).

Schermerhorn(2013) menjelaskan bahwa Organizing adalah "The process of assigning tasks, allocating resources, and coordinating is how managers turn plans into actions by defining jobs, assigning personnel, and supporting them with techonology and other resources."

Yang berarti bahwa pengorganisasian adalah proses membagi tugas, menentukan sumber daya dan mengkoordinasi bagaimana manajer mengubah rencana menjadi aksi dengan cara membagi pekerjaan, menentukan personel dan membantu mereka dengan teknologi dan sumber daya yang lain.

Pengorganisasian memiliki beberapa tujuan dalam pelaksanaannya, yaitu untuk memberi koordinasi yang sangat dibutuhkan ketika unit kerja atau tim yang terpisah atau berbeda namun tetap dalam satu kantor. Selain itu, pengorganisasian juga membantu kelancaran pengawasan. Dalam hal ini, kita dapat memposisikan seorang manajer dalam sebuah tim agar pekerjaan bisa diawasi atau dikontrol dengan mudah. Selanjutnya, kita dapat memaksimalkan spesialisasi individu terhadap suatu bidang tertentu. Misal ada orang yang cukup mahir dalam membuat suatu produk, otomatis produk yang ia hasilkan pun menjadi lebih baik dari produk yang lain. Selain itu juga, dengan ada pengorganisasian pemakaian atau pengeluaran pun akan menjadi sedikit karena sebelum melakukan pengorganisasian kita akan menentukan budget atau biaya yang dibutuhkan dalam pengerjaan suatu pekerjaan.

Tujuan lainnya adalah pengorganisasian juga akan meningkatkan hubungan antar pekerja, khususnya teman kerja satu tim. Karena dalam tim, kita tidak mungkin bekerja sendiri, semua orang memiliki kelemahan dan kelebihan masing-masing dan kita harus melengkapi kekurangan satu sama lain.

 Terakhir, Dengan adanya pengorganisasian, tugas-tugas yang dibagi bisa disesuaikan dengan kondisi perusahaan, selain itu juga personel juga akan mengerti tugas masing-masing yang akan dijalankan. Ini akan sangat berpengaruh terhadap hasil pekerjaan di kantor.

Controlling (Mengontrol)

         Controlling atau mengontrol adalah fungsi ketiga dari empat fungsi manajemen yang berkaitan dengan dunia perkantoran. Controlling adalah langkah selanjutnya setelah Planning dan Organizing dilakukan. Tentunya mengontrol pekerjaan atau kegiatan perkantoran sangatlah berat namun sangat penting untuk dilakukan. Setiap manajer harus melakukan pengontrolan untuk mengecek kondisi apakah pekerjaan berjalan lancar sesuai rencana atau tidak.

         Schermerhorn(2013) mengatakan di dalam bukunya "..controlling is the process of measuring work performance, comparing results to objectives, and taking corrective action as needed. Managers exercise control by staying in active contact with people as they work, gathering and intrepreting performance measurements, and using this information to make constructive changes."

Yang berarti bahwa controlling atau mengontrol ada sebuah proses pengukuran kinerja, membandingkan hasil dengan tujuan, mengambil langkah yang tepat seperlunya.

Controlling akan berjalan efektif dengan memperhatikan hal hal berikut :

·         Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya bisa dengan mudah mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.

·         Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan. Kadang-kadang, pengawasan yang terjadwal mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang dijalankan secara mendadak malah lebih berguna.

·         Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai tepat waktu. 

Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan pada ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan mudah diidentifikasi siapa yang melakukan kesalahan

·         Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan. Tindak lanjut bisa dengan memberikan peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali. (Nicho, Eka, 2015, Ini 4 Fungsi Manajemen dan Pembahasannya, http://nichonotes.blogspot.co.id/2015/02/fungsi-manajemen.html, diakses 28 Desember 2016).

Selain itu juga, ada beberapa faktor yang memengaruhi keberhasilan pengawasan antara lain sebagai berikut :

·   Adanya rencana yang dilaksanakan dan standar hasil.

·   Adanya ketegasan manajer pengontrol.

·   Proses pengawasan itu sendiri.

·   Penerapan strategi yang digunakan.

·   Keahlian dari manajer pengawas mulai dari menentukan kesalahan sampai melakukan koreksi.

·   Menunjuk manajer pengawas yang benar-benar mempunyai kewenangan untuk

         melakukan pengawasan.

·   Kinerja manajer yang ditunjuk untuk melakukan pengawasan.

(gomgom, om, 2014, Jelaskan pengertian Controlling(Pengawasan) dan fungsinya?, http://kumpulanpertanyaanpenting.blogspot.co.id/2014/06/jelaskan-pengertian-controlling.html, diakses 28 Desember 2016).

         Bentuk atau cara pengontrolan(Controlling) atau pengawasan pelaksanaan pekerjaan kantor biasanya tergantung dari sifat atau bentuk perusahaan, ada yang mengedepankan kesejahteraan atau kebebasan pegawai agar pekerjaan yang dilakukan mudah dan menyenangkan untuk dikerjakan oleh pegawainya, ada juga yang memiliki pengawasan yang sangat ketat agar hasil pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif.

         Seorang manajer dalam dunia perkantoran harus mengetahui model atau cara pengontrolan apa yang efektif untuk dilakukan di kantor tempat ia bekerja, bila model pengontrolan yang diterapkan di kantor tidak sesuai dengan kondisi dan kebutuhan, otomatis para pekerja yang diawasi pun akan merasa tidak nyaman yang nantinya akan berefek besar terhadap hasil pekerjaan kantor yang diberikan. Hal ini tentu sangatlah buruk bagi kantor, terutama untuk kantor yang membutuhkan hasil pekerjaan yang efisien, efektif dan rapi. Pada dasarnya metode pengawasan yang dipergunakan terdiri atas tiga macam, yaitu sebagai berikut.

a. Metode observasi langsung, di mana pengamatan dilakukan langsung oleh atasan atau pimpinan terhadap pelaksanaan kerja yang sedang dilakukan oleh pegawai atau petugas dengan tidak mempercayakan orang lain yang akan mengamatinya.

b. Metode statistik, di mana pengamatan dilakukan melalui data-data yang disusun secara statistik dan grafis. Biasanya statistik itu disusun dari data-data yang sudah diolah sedemikian rupa, sehingga mudah dimengerti dan dipahami.

c. Metode laporan, yaitu pengawasan dilakukan setelah diketahui kesalahan, kekeliruan, dan penyalahgunaan dari laporan yang diterima.

(gomgom, om, 2014, Jelaskan pengertian Controlling(Pengawasan) dan fungsinya?, http://kumpulanpertanyaanpenting.blogspot.co.id/2014/06/jelaskan-pengertian-controlling.html, diakses 28 Desember 2016).

Leading (Memimpin)

         Leading atau memimpin adalah fungsi keempat dari empat fungsi manajemen yang berkaitan dengan dunia perkantoran. Tentu dalam kantor, semua pekerjaan membutuhkan seorang sosok pemimpin. Seorang manajer harus tahu bagaimana caranya memimpin orang dan dirinya sendiri. Dengan adanya pemimpin sebagai pengarah, pekerjaan pun akan menjadi terarah dan tujuannya pun menjadi jelas, ini akan sangat berpengaruh terhadap kondisi pekerja atau karyawan di kantor, yang mana akan berpengaruh juga terhadap hasil pekerjaan.

         Schermerhorn (2013) mengatakan bahwa “Leading is the process of arousing people’s enthusiasm and inspiring their efforts to work hard to fulfill plans and accomplish objectives. Managers lead by building commitments to a common vision, encouraging activities that support goals, and influencing others to do their best work on the organization’s behalf.”

         Dari kutipan diatas Leading atau memimpin berarti adalah sebuah proses untuk meningkatkan minat dan memuji usaha untuk bekerja keras agar rencana terlaksana dan tujuan tercapai. Manajer memimpin dengan cara membangun komitmen bersama, memberi semangat yang mendukung tujuan, dan mempengaruhi orang lain untuk melakukan yang terbaik sebagai perwakilan organisasi. Dengan adanya fungsi Leading dan sosok seorang Leader hasil pekerjaan di kantor baik secara tim maupun individu akan menjadi lebih efektif, efisien dan rapi.

Kesimpulan

         Keempat fungsi manajemen yaitu Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Pengontrolan (Controlling), dan Memimpin(Leading) sangatlah dibutuhkan bagi seorang manajer, keempat fungsi inilah yang membuat hasil pekerjaan di kantor menjadi lebih baik karena hasil pekerjaan merupakan cerminan karyawannya yang berarti cerminan perusahaan atau kantor itu sendiri.

Daftar Pustaka

Anonim. 2011. “Pengertian manajemen”. 28 Desember 2016. https://expressknowledges.wordpress.com/tag/henry-fayol/.

Anonim. 2013.“Pengertian Manajemen Perkantoran Fungsi Tujuan Sarana Fasilitas Kerja Perkantoran”. 28 Desember 2016. http://www.latarbelakang.com/2013/08/pengertian-manajemen-perkantoran-fungsi.html.

Daft, Richard L. 2012. New Era of Management. United States of America:SOUTH-WESTERN CENGAGE Learning.

Gomgom, om. 2014. “Jelaskan pengertian Controlling (Pengawasan) dan fungsinya?”. 28 Desember 2016. http://kumpulanpertanyaanpenting.blogspot.co.id/2014/06/jelaskan-pengertian-controlling.html.

Josep, Izudin. 2013. “Pengertian Manajemen Perkantoran”. 28 Desember 2016. http://izudinjosep.blogspot.co.id/2013/10/manajemen-perkantoran.html.

Karlina, Yulia. 2015, "KAITAN FUNGSI MANAJEMEN DAN KANTOR DALAM PERSPEKTIF ADMINISTRASI PERKANTORAN", http://yuliakarlina.blogspot.co.id/2015/06/kaitan-fungsi-manajemen-dan-kantor_52.html, 28  Desember 2016.

Kusumawati, Andriani. “MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN”. 28 Desember 2016. http://andrianikusumawati.lecture.ub.ac.id/files/2014/07/ANDRIANI-Manajemen-Administrasi-Perkantoran-Modern.pdf.

Miner, K.J. 2016. The Four Functions of Management: What Managers Need to Know. [online]. Available from : http://www.aiuniv.edu/blog/january-2016/functions-of-management [Accessed 28 December 2016].

Nicho, Eka. 2015. "Ini 4 Fungsi Manajemen dan Pembahasannya". 28 Desember 2016. http://nichonotes.blogspot.co.id/2015/02/fungsi-manajemen.html.

Nicho, Eka. 2015. "PENGERTIAN MANAJEMEN, Ini Penjelasannya !". 28 Desember 2016. http://nichonotes.blogspot.co.id/2015/02/pengertian-manajemen.html.

Robbins, Stephen P. and Mary Coulter. 2014. Management. England:Pearson Education Limited.

Sari, Desylavinia. 2015. "FUNGSI MANAJEMEN DAN CONTOHNYA". 28 Desember 2016. http://desylavinia.blogspot.co.id/2015/01/fungsi-manajemen-dan-contohnya.html.

Schermerhorn, John R. 2013. Introduction to management. Singapore:John Wiley & Sons Singapore Pte. Ltd.

Schraeder, Mike, Self, Dennis R., Jordan, Mark H., Portis, Ron. (2014) The Functions of Management as Mechanisms for

Fostering Interpersonal Trust, 5, 50-62.

UK Essays. November 2013. Management Concepts Of Planning Organizing Leading And Controlling Management Essay. [online]. Available from: https://www.ukessays.com/essays/management/management-concepts-of-planning-organizing-leading-and-controlling-management-essay.php?cref=1 [Accessed 28 December 2016].